做個高效工作的祕書(一) 祕書基礎

祕書在實際工作中，常會遇到這些情況:　　做會議記錄，寫着寫着筆沒水了；　　訂文件時，剛訂一下，訂書機卡殼了；　　用膠水時，找不到刷子；　　開會時間到了，找不到會議室的鑰匙；　　類似此種急人、抓瞎的實例還可以列舉一些。　　這些看來都是雞毛蒜皮不值得一提的小事，卻直接關係到工作的質量和速度，在某種意義上說，也反映了一個人的素質。　　工欲善其事，必先利其器。那麼，器如何利呢?　　1、準備2支以上的筆，經常帶在身上。　　2、選用質量較好的訂書機並注意維護，使之處於良好狀態。　　3、區別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方，不要因爲找這些東西而耽誤了時間。　　4、剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用摺疊剪刀，以免用時打不開。　　5、各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。　　6、信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。　　7、保管好本職業務所需要的計算器等辦公用品。　　8、辦公室、會議室、辦公桌、保險櫃等處的鑰匙起碼準備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因爲一時找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時，應將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。　　以上說的一些非常小的事情許多人並沒有留意，東放一個，西放一個，爲了提高工作效率，最好按照上面的提示做。　　作爲祕書,辦公桌上應該儘量備齊各種實用工具書：　　1、一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。其它各類詞典(包括簡化字表)根據情況準備。　　2、常用的政策規定、條令、制度等,特別是和本職工作關係密切的要準備好。如果某些政策規定文件不能個人保存,則分類記住什麼單位、什麼時間制發的,什麼文件號,用的時候很快就能借到。　　3、有關單位或者所屬單位的通訊地址、電話號碼等。因爲地址不清,文件信函郵寄出去不能收到而成爲死信,導致耽誤事情的現象屢見不鮮。　　4、飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的手冊。　　5、中國地圖、世界地圖及有關地理方面的手冊。　　6、中外歷史年表、重大紀念日、本單位有關的重要日子列表。　　7、計量單位簡表,節氣、氣象方面的知識手冊。　　8、漢語拼音字母表、標點符號用法簡表、數字用法規定。　　9、與本職工作有關的表格。　　一個祕書人員的腦子不可能記住各方面的事情,準備點工具書(表)等,用時查是高效工作所必須的。